انجام بیشترین کار در کمترین زمان

Rate this post

استفاده‌ی مؤثر از زمان، مهارتی حیاتی برای هر فردی در حرفه‌ی فروش- مخصوصاً فروش تلفنی- است، به‌ویژه فروش‌های تلفنی که در آن شما مسئول کار خودتان هستید. پیتر دراکر، متخصص مشهور مدیریت، می‌گوید: «ما نمی‌توانیم زمان را مدیریت کنیم، بلکه فقط می‌توانیم خودمان را مدیریت کنیم.»

مدیریت زمان درواقع همان مدیریت خود است. توانایی کنترل عوامل مزاحم، تعلل و تنبلی و فعالیت‌های در اولویت پایین برای افزودن کارایی، تولیدکنندگان برجسته را از سایر نیروهای فروش متمایز می‌کند.

پیروی از رویکردی اتفاقی و نامنظم به‌مرورزمان، می‌تواند منجر به تولید کم، تعداد فروش ناپایدار، بی‌ثباتی درآمد و شکست شود که این عوامل نیز منجر به ناامیدی یا حتی پایان دادن کار می‌شوند؛ اما اگر زمان را چیزی که هست- یعنی منبعی ارزشمند- در نظر بگیرید، می‌توانید از آن به نفع خودتان برای حداکثر کردن قدرت فروشتان بهره ببرید.

ما زمان را یک دارایی می‌بینیم، چون چیزی است که شما برای برگشت قابل پیش‌بینی‌تان روی آن سرمایه‌گذاری می‌کنید و چون تنها ذخیره‌ی محدودی از آن در اختیاردارید- منبعی تمدید نشدنی، اگر اراده کنید- اولین گام در مدیریت بهتر زمان را بردارید که بی‌شک تشخیص کمیابی زمان است.

بیشترین بهره‌برداری از زمانتان مستلزم رعایت سه عامل است: فوریت، تمرکز و شور و حرارت:

  • فوریت به ضرب‌الاجل‌ها و محرک‌هایی اشاره می‌کند که شما در انجام یک کار مفروض در چارچوب زمانی معینی با آن‌ها مواجهید.
  • تمرکز داشتن شمارا در تفکر قاطعانه و رفع مزاحمت‌ها قدرتمند می‌سازد؛ چه این مزاحمت‌ها گپ زدن با همکارانتان باشد و چه جواب به ایمیل‌ها، تلفن‌های شخصی و انجام وظایف اجرایی و تکراری خارج از کنترل.
  • داشتن شور و حرارت به شما در غلبه بر انحراف کشیده شدن به‌سوی تنبلی کمک می‌کند.

با تمرین مداوم سه ویژگی فوق و بهبود آن‌ها به کمک ابزارهای آزمایش‌شده‌ی مدیریت بر خود، می‌توانید بیشترین کارها را درزمانی کوتاه انجام دهید که به موفقیت بیشتر و افزایش درآمد منجر می‌شود. چگونگی انجام این کار را در این سلسله مقالات بیان می‌کنیم.

با اصل ۲۰/۸۰ آشنا شوید

در سال ۱۸۹۵، ویلفِرِ دو پارِتو، اقتصاددان مشهور ایتالیایی، اصلی را به‌عنوان پدیده‌ای جهانی مطرح کرد. او در کشور خود متوجه این موضوع شد که تعداد کمی از هم‌وطنانش – بیست درصد- بخش اعظم قدرت، نفوذ و پول را در اختیار دارند. وی این مردم را «اقلیت اصلی» نامید. البته این بدین معناست که هشتاد درصد بقیه مردم تنها بیست درصد از قدرت سیاسی و مالی را در این کشور در دست دارند.

این اصل، به اصل ۲۰/۸۰ (قانون پارِتو) مشهور است و می‌تواند برای هر موقعیتی به کار برود.

اصل ۲۰/۸۰ در مورد زمان نیز به کار می‌رود؛ یعنی بیست درصد از فعالیت‌هایی که شما زمان خود را صرف انجام آن‌ها می‌کنید، هشتاد درصد از موفقیت شما را خلق می‌کنند. در دنیای فروش تلفنی، افرادی که دائماً درآمدهایی بالایی کسب می‌کنند، به‌خوبی می‌دانند چطور به بهترین وجه از این اصل استفاده کنند. آن‌ها به کنترل، تماشا، ارزیابی و تعیین آن بیست درصد از فعالیت‌های خود می‌پردازند که هشتاد درصد از درآمدشان را در پی دارد.

هرچقدر در به‌کارگیری اصل ۲۰/۸۰ در امور مربوط به فروش بهتر عمل کنید- تمام نواحی زندگی‌تان ذکر نمی شود—موفق تر خواهید بود؛ اما راز دسترسی به این موفقیت، درک این موضوع است که چطور باید زمانتان را برای دستیابی به این برگشتی هشتاددرصدی سرمایه‌گذاری کنید.

تعیین این‌که زمانتان در حال حاضر صرف چه‌کارهایی می‌شود

هر کس می‌تواند از اصل ۲۰/۸۰ در امور خود پیروی کند؛ اما قبل از آن، فرد باید دقیقاً بداند در حال حاضر وقت خود را چطور سپری می‌کند. فهمیدن این موضوع ممکن است نیاز به اختصاص دادن مدت‌زمانی- مثلاً یک‌هفته‌ای- یادداشت کردن کارهای روزانه داشته باشد.

دست‌کم به مدت هفت روز کاری، فعالیت‌های روزانه‌تان را زیر نظر بگیرید. هر کاری را دنبال کنید، ازجمله گپ کوتاهی با همکاران، تلفن‌های پشتیبانی‌تان در مورد حل مسئله‌ی مربوط به‌حساب های شرکت، تلاش‌های جویندگانی تان و تلفن‌های فروشتان. روزتان را به زمان‌های پانزده‌دقیقه‌ای- نه بیشتر- تقسیم کنید و برای هر یک ربع ساعتتان برنامه‌ریزی کنید.

برای این کار یک جدول دست‌نویس بکشید که شمال خطوطی برای هر یک ربع ساعت است، طوری که بتوانید آن قسمت از جدول را با فعالیتی که در آن زمان انجام داده‌اید پر کنید، در هر مورد بیان کنید که آیا این کار جزو کارهای مستقیماً درآمدزا (DIPA) یا کارهای حمایت‌کننده از تولید (PSA) قرار می‌گیرد یا نه.

هر دو فعالیت با جزئیات بیشتر در ادامه این مقاله توضیح داده می‌شوند. این جدول دارای محل‌هایی برای مجموع ساعات صرف شده در خصوص کارهای DIPA و PSA است. برای نمونه، یکی از این جدول‌ها را در شکل زیر ترسیم کردیم.

 

پیگیری فعالیت‌ها در یک ربع ساعت

اسم:—————————————————– تاریخ:——————

۷:۱۵-۷:۰۰————————————————————– DIPA PSA

۷:۳۰-۷:۱۵————————————————————– DIPA PSA

۷:۴۵-۷:۳۰————————————————————– DIPA PSA

۸:۰۰-۷:۴۵————————————————————– DIPA PSA

۸:۱۵-۸:۰۰————————————————————– DIPA PSA

۸:۳۰-۸:۱۵————————————————————– DIPA PSA

۸:۴۵-۸:۳۰————————————————————– DIPA PSA

۹:۰۰-۸:۴۵————————————————————– DIPA PSA

۹:۱۵-۹:۰۰————————————————————– DIPA PSA

۹:۳۰-۹:۱۵————————————————————– DIPA PSA

۹:۴۵-۹:۳۰————————————————————– DIPA PSA

و…

ساعت بازده DIPA————————-

ساعت بازده PAS ————————-

مجموع ساعات—————————

 

هنگام پیگیری فواصل زمانی پانزده‌دقیقه‌ای، باید قادر به تفکیک کارهای مستقیماً درآمدزا، مثل جویندگی، پشتیبانی و قرار ملاقات‌های عرضه‌ی کالا، از سایر کارهایی باشید که انجام می‌دهید. شما می‌خواهید کارهای PSA تان (کارهای حمایت‌کننده تولید) را در مقایسه باکارهای DIPA تان (کارهای مستقیماً درآمدزا) پیگیری کنید.

از خودتان بپرسید چه مدت‌زمانی را صرف کارهای PSA در مقایسه باکارهای DIPA می‌کنید. آیا هر روز کل وقتتان را صرف انجام کارهای حمایت‌کننده از تولید می‌کنید؟ برای افزودن زمان فعالیت‌های مستقیماً درآمدزا تا دست‌کم بیست درصد، نیاز به اعمال چه تغییراتی در برنامه‌تان دارید؟

در پایان هر هفته، نوشته‌ای دقیق درباره‌ی کارهای انجام‌شده‌تان در دست دارید که در آن مشخص کرده‌اید بخش اعظم تلاشتان را صرف چه اموری کرده‌اید. این نوشته مدرکی مهم است که با داشتن آن، برداشتن گام‌های بعدی- یعنی تغییر مسیر دادن زمانتان برای انجام کارهای مستقیماً درآمدزا- برای شما آسان می‌شود.

مقاله بعدی تله بازاریابی در رابطه با «شناسایی کارهایی که از بیشترین اهمیت برخوردارند» هست. پس این مقاله ارزشمند ما را دنبال کنید.

بازدید: 0

علی محمدی

مؤسس وب‌سایت تله بازاریابی «علی محمدی» است؛ ایشان محقق، نویسنده و مدرس دوره های بازاریابی، فروش و ارتباطات موثر تلفنی هستند. علی محمدی «باشگاه بازاریابان تلفنی» را در سال ۱۳۹۵ تاسیس کرده است.

دیدگاه کاربران ...

تعداد دیدگاه : 0

    لطفا قبل از ارسال سئوال یا دیدگاه سئوالات متداول را بخونید.
    جهت رفع سوالات و مشکلات خود از سیستم پشتیبانی سایت استفاده نمایید .
    دیدگاه ارسال شده توسط شما ، پس از تایید توسط مدیران سایت منتشر خواهد شد.
    دیدگاهی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با مطلب باشد منتشر نخواهد شد.

    دیدگاه خود را بیان کنید